Procedura recenzyjna

Procedura recenzowania nadesłanych do redakcji EPPiSM tekstów (artykułów naukowych
i glos) jest w każdym wypadku dwuetapowa. Rozpoczyna się w redakcji EPPiSM od wewnętrznych recenzji wydawniczych (etap pierwszy), sporządzanych i przekazywanych w formie pisemnej lub komunikowanych ustnie sekretarzowi redakcji przez redaktora naczelnego; ten ostatni może korzystać z opinii (pisemnych i ustnych) przedstawianych przez członków Rady Programowej EPPiSM, zgodnie z ich naukową specjalizacją.
Ostateczną decyzję o zakwalifikowaniu tekstu do etapu drugiego, czyli recenzji zewnętrznych, podejmuje redaktor naczelny. W razie odrzucenia przez redakcję nadesłanego tekstu po zakończeniu recenzji wewnętrznych nie podlega on dalszej procedurze recenzyjnej.
Do każdego tekstu zakwalifikowanego do etapu drugiego redakcja – w razie potrzeby korzystająca ze wsparcia członków Rady Programowej EPPiSM – wyznacza co najmniej dwóch recenzentów, który są doświadczonymi, samodzielnymi pracownikami naukowymi specjalizującymi się w tematyce będącej przedmiotem artykułu lub glosy. Recenzenci pochodzą spoza jednostki afiliowanej przez autora. Legitymują się tytułem naukowym profesora lub stopniem naukowym doktora habilitowanego; w uzasadnionych przypadkach (i z wyjątkiem wskazanym w pkt 6) redakcja EPPiSM powierza przygotowanie recenzji także osobom ze stopniem naukowym doktora, jeśli dysponują odpowiednim doświadczeniem oraz specjalistyczną wiedzą.
W EPPiSM obowiązuje zasada podwójnego (pełnego) zanonimizowania [ang. double-blind review], tzn. obaj recenzenci do czasu upublicznienia artykułu lub glosy nie znają personaliów autora / autorki / autorów, autorzy zaś nie znają personaliów żadnego z dwóch recenzentów. Jeśli wyjątkowo, z uzasadnionych powodów, wystąpi potrzeba ujawnienia recenzentowi personaliów autorskich, recenzent jest zobowiązany do złożenia deklaracji o niewystępowaniu konfliktu interesów; za taki uważa się zachodzące między recenzentem a autorem: – bezpośrednie relacje osobiste,– relacje podległości zawodowej, – współpracę naukową w ostatnich dwóch latach poprzedzających sporządzenie recenzji.
Recenzja ma formę pisemną. Sporządza się ją na specjalnym formularzu recenzenckim EPPiSM (zawierającym m.in. logo wydawcy), który redakcja udostępnia recenzentom drogą mailową. Formularz składa się z części opisowej oraz wnioskowej. Wypełnienie przez recenzenta części wnioskowej jest obligatoryjne. Wnioski z recenzji mogą być wyłącznie trojakiego rodzaju:
a) bezwarunkowe (bez poprawek autorskich) dopuszczenie tekstu do publikacji [recenzja pozytywna];
b) odrzucenie tekstu, czyli niedopuszczenie go do publikacji [recenzja negatywna];
c) warunkowe dopuszczenie tekstu do publikacji – po spełnieniu wskazanych dodatkowych wymagań, polegających zwykle na wprowadzeniu (w różnym zakresie) autorskich poprawek
i / lub uzupełnień [recenzja warunkowa].
W sytuacjach spornych – jeśli jedna z dwóch recenzji jest negatywna – powołuje się dodatkowego, trzeciego recenzenta, którego opinia przesądza o dopuszczeniu do publikacji albo odrzuceniu tekstu. Ten dodatkowy recenzent musi legitymować się tytułem naukowym profesora lub co najmniej stopniem naukowym doktora habilitowanego.
Recenzent ocenia artykuł lub glosę przede wszystkim pod względem merytorycznym: jakości i oryginalności naukowej, zgodności z profilem pisma, jasności przekazu, przyjętej metodologii badań, doboru i wykorzystania źródeł, zgodności z zasadami etyki publikacyjnej itd. Recenzent powinien zwłaszcza wskazać źródła, których autor nie powołał, choć (zdaniem recenzenta) powinien. Winien on również poinformować redakcję o każdym znaczącym podobieństwie, choćby częściowym pokrywaniu się treści recenzowanej pracy z jakąkolwiek inną opublikowaną i znaną mu pracą lub o podejrzeniu plagiatu. Opinia dotyczy ponadto strony formalnej: poprawności językowej tekstu (w tym posługiwania się językiem obcym, jeśli w nim został napisany), poprawności sporządzenia abstraktów, przypisów itp.
Celem zweryfikowania poziomu językowego publikacji sporządzonych w języku obcym redakcja może powołać dodatkowe osoby dysponujące niezbędną wiedzą fachową i językową.
Wszystkie uwagi zawarte w obydwu recenzjach przekazuje się autorowi. Jeśli recenzja jest warunkowa, autora zobowiązuje się do spełnienia (w uzgodnionym z redakcją terminie) warunków publikacji wskazanych przez recenzenta oraz respektowania wszelkich jego uwag i sugestii. Jeśli recenzent zastrzegł, że tekst może zostać opublikowany dopiero po przyjęciu przezeń poprawek i uzupełnień wprowadzonych przez autora, zmodyfikowaną wersję redakcja prześle recenzentowi do akceptacji.
W wypadku gdy autor nie zgadza się z uwagami recenzenta, ma prawo do polemiki. Autor przesyła ją redakcji z wyraźnym zaznaczeniem, których elementów recenzji ona dotyczy, a także uzasadnieniem swego stanowiska. Ostateczną decyzję o uwzględnieniu albo odrzuceniu – w całości bądź w części – autorskiej polemiki z uwagami recenzenta, po niezbędnych konsultacjach z członkami Rady Programowej EPPiSM, podejmuje redaktor naczelny.
Czas sporządzenia recenzji w EPPiSM nie powinien przekraczać jednego miesiąca; może on zostać wydłużony jedynie w uzasadnionych przypadkach.
Pełną listę recenzentów współpracujących z EPPiSM zamieszcza się na stronie internetowej pisma, zwykle z końcem danego roku kalendarzowego, bez podawania tytułów recenzowanych tekstów.
Wszystkie recenzje oraz ich przedmiot są traktowane jak dokumenty poufne.
Nadesłanie tekstu do publikacji jest równoznaczne z wyrażeniem przez autora zgody na poddanie się procedurze recenzyjnej przyjętej w EPPiSM.